65let

Методнавигатор

pasport 

( форма паспорта для всех источников комплектования, муниципальных учреждений)

 Кому предоставляется______________________________________________

                                      (наименование и адрес получателя)

Кем предоставляется_______________________________________________

                                    (наименование и адрес отчитывающей организации)

_________________________________________________________________

(форма собственности отчитывающейся организации)

ПАСПОРТ
архива организации, хранящей управленческую документацию
на 1 декабря 2018 года

1.Общие сведения

Код строки Количество фондов Площадь архивохранилища (кв. м) Загруженность архивохранилища (%)
А 2 3 4
101      

2.Сведения о документах

Показатели Код строки Количество единиц хранения
Всего Крайние даты Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК Управления по делам архивов (ЦЭК) Хранится сверх установленного срока Образуется в год дел
Началь-ная Конеч-ная Всего Крайние даты
Началь-ная Конеч-ная
А Б 1 2 3 4 5 6 7 8
Постоянного хранения 201                
По личному составу 202                

3.Кадры                                                            

   Код

строки

Количество штатных работников
301  

             

 

                         

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):

Хранилище: есть, нет; сухое, сырое, светлое, темное.

Отопление: центральное, печное, отсутствует.

Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет.

Шкафы: металлические, деревянные, отсутствуют.

Сигнализация: пожарная-есть, нет; охранная: есть, нет.

Читальный зал: есть, нет.

Температурно-влажный режим: соблюдается, не соблюдается.

 

«______»__________________________20____г.                           

Руководитель организации, предприятия________________________                     ____________________

                                                                                   (подпись)                                          (расшифровка)

МП.

________________________________

Фамилия и телефон исполнителя 

(форма второго паспорта для МУП Градостроитель, Администрации  г.о.(отдел по работе с территориями)

Кому предоставляется______________________________________________

                                      (наименование и адрес получателя)

_________________________________________________________________

Кем предоставляется_______________________________________________

                                    (наименование и адрес отчитывающей организации)

_________________________________________________________________

(форма собственности отчитывающейся организации)

ПАСПОРТ
АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ
НАУЧНО - ТЕХНИЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ
НА 1 ДЕКАБРЯ  2018 ГОДА

 1.Научно - техническая документация. Общие сведения

Показатели Код
стр.
Количество единиц хранения
    всего крайние даты
      начальная конечная
А Б 1 2 3
Научно - исследовательская    101      
Конструкторская              102      
Технологическая              103      
Проектная                    104      

Прочие виды; 

Геологогеодезическая

Картографическая

Градостроительная 

землеустроительная             

105      
Всего                         106      

2.Научно - техническая документация, отнесенная к составу Архивного фонда Российской Федерации

Показатели Код стр.

Кол-во проектов, проблем (тем), утв. ЭПК

арх. учр.

Крайние даты Кол-во ед. хранения
        внесен. в описи, утв. ЭПК 
арх. учр.,все- го
крайние даты

Хранится сверх установл.

срока

      начальная конечная      
            Начальная Конечная  
А Б 1 2 3 4 5 6 7
Научно -        
исследовательская

201
             
Конструкторская  202              
Технологическая  203              
Проектная         204              
Прочие виды   (указать)   205              
Всего            206              

Формат А3 (297 x 420)

3.Документы на машинных носителях информации. Базы данных (БД)

Показатели Код
стр.
Кол-во баз данных Объем записанной инф. (Мбайт) Сведения о док. на машинных носителях
        кол-во ед. 
хр. (ДМН)
объем записанной инф. (Мбайт) крайние даты
            Начальная Конечная
А Б 1 2 3 4 5 6
Документы на     
машинных носителях
информации       
301            

4.Управленческая документация

Показатели Код
стр.
Количество единиц хранения
    всего крайние даты из них внесено в описи, утв. (согл.) ЭПК архив. учр. хранится сверх установленного срока
      начальная конечная    
          всего крайние даты  
            начальная конечная  
А Б 1 2 3 4 5 6 7
Постоянного хранения          401              
По личному составу 402              

5.Кадры                                                            

Код

строки

Количество штатных работников
501  
Научно-техническая документация  
Управленческая документация  

 

 

        

                         

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):

Хранилище: есть, нет; сухое, сырое, светлое, темное.

Отопление: центральное, печное, отсутствует.

Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные,нет.

Шкафы: металлические, деревянные, отсутствуют.

Сигнализация: пожарная - есть, нет;  охранная: есть, нет.

Читальный зал: есть, нет.

Температурно-влажный режим: соблюдается, не соблюдается.

 

«______»__________________________20____г.                           

Руководитель организации, предприятия________________________                     ____________________

                                                                                   (подпись)                                          (расшифровка)

МП.

________________________________

Фамилия и телефон исполнителя  

Инструкция по заполнению паспорта
1. Общие положения
Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-Паспорт), является документом централизованного государственного учета и установлен Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Один экземпляр Паспорта представляется в  архивный отдел, второй хранится в деле фонда организации.
2.Заполнение паспорта по разделам 
2.1. Кому представляется-указывается: Архивному отделу  Администрации городского округа город Кумертау  РБ, 453300,РБ,г.Кумертау,ул.К.Маркса,д.24/2
2.2.Кем представляется-указывается полное и в скобках сокращенное название, адрес с почтовым индексом, организационно – правовая форму собственности организации.В  обязательном порядке указать министерство (ведомство, департамент), к которому относится организация – для федеральных и республиканских органов.
2.Заполнение общих сведений 
Графа 1— «Количество фондов»
Указывается один фонд, но если в архиве, кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности настоящей организации, хранятся фонды организаций— предшественников и ликвидированных организаций, то указываются все.
Графа 2— «Площадь архивохранилища» (кв. м)
Указывается площадь архивохранилища ( кв. м.) В случае его отсутствия, ставится прочерк, и в пояснительной записке указывается,что хранение документов в организации сейфовое.
Графа 3— «Загруженность архивохранилища (%).
Графа заполняется при наличии архивохранилища. Прежде чем выявить его загруженность,
1) определите вместимость архивохранилища по формуле:
1000 ед. хр. умножить на площадь архивохранилища и разделить на 2,5 кв. м.
2)вычислите загруженность по формуле: 
Количество находящихся на хранении ед. хр. умножить на 100% и разделить на вместимость.
3.Заполнение сведений о документах

№ графы и название Строка Содержание

Графа 1

Всего

201 В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения внесенных и не внесенных в описи, находящихся на хранении в архиве организации.
 202 В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.
Напоминание: В 2018году должны быть сданы в муниципальный архив документы постоянного хранения по 2013 год включительно
Графа 2 Начальная (крайняя) дата 201 В этихтих графах указываются самые ранние годы, тех документов, «Постоянного хранения» и «По личному составу», которые хранятся в архиве организации.
202
Графа 3 Конечная (крайняя) дата 201 В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов «Постоянного хранения» и «По личному составу», которые хранятся в архиве организации.
202

Графа 4

Всего

201 В этой графе показываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения (ед. хр.), включенные  в описи и утвержденные ЭПК Управления по делам архивов РБ (далее ЭПК) из числа указанных в графе№1.
202 В ней показываются документы по личному составу (ед.хр.), находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные с ЭПК, из числа указанных в графе №1.
Напоминание: в 2018 году должны быть упорядочены и включены в опись документы по 2015 год включительно
Графа 5 Начальная (крайняя) дата 201

В этих графах указываются самые ранние годы дел, внесенных в описи и находящихся  на 01.12.2018в архиве организации.

202
Графа 6 Конечная (крайняя) дата 201

В этих графах указываются самые поздние годы дел, внесенных в описи и находящихся  на 01.12.2018 в архиве организации.  

202

Графа 7

Хранится сверх установленного срока

Заполняется только строка 201 Указывается количество ед. хр., находящиеся на хранении в архиве организации после истечения предельного срока ведомственного хранения. 

Напоминание: Предельные сроки ведомственного хранения документов:

ОМСУ, организаций муниципального подчинения - 5 лет,

государственных республиканских учреждений — 10 лет,

государственных федеральных органов исполнительной власти -15 лет.

Графа 8

Образуется в год дел

201

Показывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу, которое образуется в год в делопроизводстве организации

 (сумму дел за 5 лет разделить на 5)

202

Строка 301 «Количество штатных работников». В графе указывается работник(и) организации, занимающие по штатному расписанию должность заведующего архивом, архивиста, архивариуса и т.д.
Строка 4. Условия хранения документов. Нужное подчеркнуть
Приложения: К паспорту прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения об изменениях
-в наименовании, подчиненности, организационно - правовом статусе или форме собственности организации; указывается  обязательно  электронная почта.
-данные о передаче документов на муниципальное хранение в 2014 году (дата передачи, наименование архива, виды документов, объемы и крайние даты переданных документов), о переходящих делах;
-данные об изменениях показателей учета документов в 2014 году (№ описи, крайние даты, количество дел в них).
-в случае безвозвратной утраты документов постоянного и долговременного сроков хранения вместе с паспортом представляется справка с подробным указанием причин и обстоятельств их утраты за подписью руководителя учреждения, организации, предприятия, заверенной печатью.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к паспорту архива
наименование учреждения
на 01.12.2018

1. Изменения в наименовании, подчиненности, организационно-правовом статусе или форме собственности организации в 2018 году не производились (если произведены, то указать основание).
2. Передача  дел в муниципальный архив в 2018 г. :
-по описи №1 дел постоянного хранения  за _____ годы _____ дел;
-по описи №1-л  дел по личному составу  за _____годы _____ дел. (для муниципальных предприятий, не являющихся в 2018 году источниками комплектовании необходимо написать о передаче  дел в ваш ведомственный архив; основанием будет книга поступления и выбытия)
3. Включение документов в состав  Архивного фонда Республики Башкортостан в 2018 г.:
утверждена опись№1 дел постоянного хранения за ____ годы (протокол ЭПК Управления по делам архивов  РБ от _______ № _____); 
согласована опись №1-л за ____ годы (протокол ЭПК Управления по делам архивов РБ от _______ № _____) (для муниципальных предприятий, не являющихся в 2018 году источниками комплектовании необходимо написать о составлении описей дел, выполненных в 2018 году и согласованных с ЦЭК/ЭПК)
4. Выделены к уничтожению дела с истекшим сроком хранения в 2018 году по акту от_______ № _______, согласованному  с ЭПК МБУ Архив г. Кумертау.
5. Проверка наличия и состояния дел проведена ________ (указать год), акты согласованы с ЭПК от ______ № _____.
Наименование должности  составителя                                                                                                      И.О. Фамилия                                               

Контакты

Муниципальное бюджетное учреждение "Архив городского округа город Кумертау Республики Башкортостан"
453300, Россия,
Республика Башкортостан, Кумертау
, К.Маркса, 24/2
+7 (34761) 4-72-72
+7 (34761) 4-24-03