Заведующим архивными отделами
                                                   администраций муниципальных
                                                районов и городских округов
                                             Республики Башкортостан

Управление по делам архивов Республики Башкортостан направляет для ознакомления и использования в работе  письмо Федерального агентства от 11 декабря 2014 года № 2/2342-А  о  работе с ликвидированными организациями  и  форму договора о передаче архивных документов на хранение в муниципальный архив.

Приложение:  1. Письмо Росархива… на  3 л. в 1 экз.
                2. Договор… на 4 л. в 1 экз.      

Начальник Управления                                                   И.В. Галлямов

                                                                                                   ПРИЛОЖЕНИЕ 1

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПИСЬМО
от 11 декабря 2014 г. N 2/2342-А

Федеральное архивное агентство рассмотрело вопросы, поставленные в обращении, и сообщает следующее.
1. Заключение договора о передаче архивных документов на хранение в государственный или муниципальный архив является обязательным как для ликвидационной комиссии (ликвидатора) или конкурсного управляющего, так и для государственного или муниципального архива. Если организация, передающая документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, до принятия решения о ее ликвидации не являлась источником комплектования соответствующего архива, конкурсный управляющий или ликвидационная комиссия (ликвидатор) обязаны заключить договор с архивом с момента начала процедуры ликвидации.
Положениями ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле) установлено, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона об архивном деле.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).
Обязанность обеспечить сохранность архивных документов возлагается на ликвидационную комиссию (ликвидатора), конкурсного управляющего, т.к. с момента их назначения и к ним переходят полномочия по управлению делами юридического лица.
В соответствии с абзацем 10 п. 2 ст. 129 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" конкурсный управляющий обязан передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
2. Общество с ограниченной ответственностью не может передать документы в архив без заключения договора. В государственные и муниципальные архивы поступают на 
постоянное хранение, как правило, документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной и муниципальной собственности, а также организаций, являющихся источниками комплектования указанных архивов.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы на основании договоров между этими архивами и собственниками указанных документов.
В соответствии с ч. 1 ст. 20 Закона об архивном деле государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.
Частью 2 указанной статьи установлено, что государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора. Заявление о включении в указанный список направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив и рассматривается экспертно-проверочной комиссией архива, которая принимает решение о включении или не включении негосударственной организации в указанный список.
Критерием служит состав документов, образующихся в деятельности организации и представляющих для общества и государства историческую, научную и культурную ценность.
В случае ликвидации негосударственных организаций конкурсный управляющий или ликвидационная комиссия (ликвидатор) обязаны заключить договор о передаче архивных документов с соответствующим государственным или муниципальным архивом.
Это требование положений части 10 ст. 23 Закона об архивном деле, которой установлено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
Если негосударственная организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, архив не обязан принимать на хранение образующиеся в ее деятельности архивные документы.
Однако в случае ликвидации негосударственной организации на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим архив принимает на хранение образовавшиеся в процессе деятельности указанных организаций и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли.
3. В соответствии с ч. 3 ст. 21 Закона об архивном деле документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов.
Положениями ч. 4 ст. 18 Закона об архивном деле установлено, что документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм указанного Федерального закона.
При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (ч. 10 ст. 23 Закона об архивном деле).
В соответствии с п. 4.5 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18.01.2007 N 19, архивные документы с не истекшими сроками временного хранения, принятые архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.
4. Порядок передачи документов в архив, предусмотренный постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс, в отношении обществ с ограниченной ответственностью применен быть не может.
В соответствии с п. 1.2 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ его действие распространяется на документы только открытых и закрытых акционерных обществ. Положение определяет порядок, сроки хранения и виды документов, которые акционерное общество обязано хранить.

А.Н. АРТИЗОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

                                                                                                    Образец

                                    ДОГОВОР №_____
о передаче архивных документов 
 на хранение в муниципальный архив

 ________________	                                          «_______»____________20__г.
(город, район)

 _______________________________ именуемое в дальнейшем «Архив», 
(наименование организации)
в лице  _________________________, действующего на основании Устава и доверенности от  _______  №, выданной главой Администрации муниципального района, городского округа   Республики Башкортостан, с одной стороны, и ________________________________________________,  именуемое в дальнейшем «Организация», в лице ________________________________________________________________,
(должность, ФИО)
действующего на основании ____________________с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1.Предмет договора

	1.1. Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи  в «Архив»   документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях.
	1.2. «Организация» передает, «Архив» принимает на хранение документы Архивного фонда Республики Башкортостан:
	1.2.1. постоянного хранения за ________ годы в количестве ______ ед.хр.;
	1.2.2.временного хранения по личному составу за __________годы в количестве ________ ед.хр.
	1.3. Сроки хранения документов устанавливаются на основе действующих нормативных актов, действующих перечней типовых управленческих и архивных документов.
	1.4. Документы передаются «Архиву» на постоянное хранение безвозмездно /в дар с одновременной передачей права собственности.
	1.5. Все действия по отбору, передаче, использованию документов производятся с соблюдением оговоренных в договоре прав собственности сторон на передаваемые документы.
	1.6. Стороны договариваются не передавать своих прав и обязательств, предусмотренных настоящим договором, третьей стороне без письменного согласия сторон.
	1.7. В случае реорганизации, перерегистрации, изменения названия «Организации» при условии сохранения за ними правопреемственности, сохраняются 
права и обязанности по договору, если правопреемник не заявит о расторжении договора.

2. Порядок  реализации  договора 

	2.1. Состав передаваемых на хранение документов определяется номенклатурой дел, согласованной с муниципальным архивом.  
	2.2. Отбор документов для экспертизы ценности производится «Организацией».  
	2.3. «Организация»    обеспечивает отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда   Республики Башкортостан, в соответствии с правилами,  установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.  
	2.4. Опись дел постоянного хранения (по личному составу) представляется для экспертизы и заключения в «Архив», после чего утверждается (согласовывается) Экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Республики Башкортостан. Документы ставятся на государственный учет.  
	 2..5. Документы постоянного хранения и по личному составу «Организацией» передаются на хранение в «Архив» в присутствии _______________________________________________________________, 
конкурсного управляющего, председателя ликвидационной комиссии или уполномоченного ими лица, 
после  проверки физического и технического состояния передаваемых документов. Устранение нарушений нормативных требований производится «Организацией» в период приема.  
	2.6. Передача производится по четырем экземплярам описей дел и оформляется актом приема - передачи дел на хранение в двух экземплярах. 	
	2.7. Документы передаются в типовых архивных коробах. 
	2.8. Передача документов «Организацией» производится после принятия решения  о завершении ликвидации и исключения организации из ЕГРЮЛ. 
	«Архив» может осуществлять досрочный прием или временное хранение архивных документов на основе дополнительного договора. 
	2.9. Отдельные документы, необходимые «Организации» для практического использования, передаются в виде заверенных ксерокопий, изготовленных за счет средств «Организации», с последующей заменой ксерокопий подлинниками.
	2.10. Упорядочение, устранение нарушений нормативных требований и передача на хранение архивных документов производится за счет средств «Организации».
2.11. 	Доступ к архивным документам «Организации»  и их использование в «Архиве» устанавливается  в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года  и иными законодательными и нормативно-правовыми актами Российской Федерации и Республики Башкортостан. «Организация» не возражает против использования  документов и предоставления их пользователям в любой форме, не противоречащей действующему законодательству.

3.Обязанности сторон 

3.1. «Архив» обязуется:
3.1.1. В соответствии с законодательством  Российской Федерации и Республики Башкортостан об архивном деле и иными нормативными правовыми актами организовать и провести прием документов «Организации» и осуществлять их 
дальнейшее хранение в течение установленного срока в надлежащем состоянии, не допуская их порчи и утраты.
3.1.2. Организовать использование документов «Организации» в научных, практических и иных целях. Обеспечивать исполнение запросов, в том  числе бесплатное исполнение социально-правовых запросов  граждан и юридических лиц. 
 3.2. «Организация» обязуется:
	3.2.1. Предупредить «Архив» об особенностях документов, состоянии их материального носителя, с целью недопущения нанесения вреда (оказания вредного воздействия) архивным документам «Организации» и других архивных фондов «Архива».
	3.2.2. Хранить документы до их передачи в «Архив» в надлежащем состоянии, не допуская их порчи и утраты.
	3.2.3. В согласованные сроки предоставить «Архиву» в полном объёме документы, образовавшиеся в результате ее  деятельности и включенные в состав Архивного фонда Республики Башкортостан.
	3.2.4.Оказывать необходимую консультативную помощь представителям «Архива», а также  обеспечить собственными силами доставку документов на место их дальнейшего хранения и осуществление погрузочно-разгрузочных работ.
	3.2.5. Согласно   пункту 1 ст. 12 Закона Республики Башкортостан «Об архивном деле в Республики Башкортостан» для обеспечения условий, необходимых для комплектования архивного фонда «Организации», учета и использования архивных документов, обслуживания работников «Организации» ретроспективной информацией передать «Архиву» безвозмездно	___________________________________________________.
                                 
4.Ответственность сторон
	               
	4.1. Невыполнение одной из сторон обязательств или условий настоящего договора может служить основанием для расторжения договора. Ответственность сторон определяется в соответствии с действующим законодательством  Российской Федерации.
 	 4.2. За утрату документов Архивного фонда Республики Башкортостан,    «Организация» несет ответственность в соответствии с  законодательством Российской Федерации.
	4.3. За утерю (утрату) или нанесение физического ущерба переданным документам, нарушение установленных договором условий использования документов «Архив» несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
 			    
                           5.Срок действия договора

5.1.Настоящий договор вступает в силу и становится обязательным для обеих сторон с момента его подписания и действует до сроков истечения хранения архивных документов, установленных действующим законодательством. 
Работа считается выполненной полностью после подписания сторонами акта приема-передачи документов «Организации».
5.2. Изменения и дополнения к настоящему договору оформляются в письменной форме и вступают в силу с момента их подписания сторонами, если иное не оговорено ими дополнительно.  
5.3. Споры и разногласия, возникшие между сторонами и неурегулированные в ходе переговоров, подлежат разрешению в судебном порядке.
5.4. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон. 

6. Юридические адреса и реквизиты сторон
 
АРХИВ                                                  ОРГАНИЗАЦИЯ

 
__________________________
юридический, почтовый адрес

____________________________
 фамилия, имя, должность

«________»____________________ 20     г.

________________/_______________
М.П.
	                                         __________________________________
    Паспорт серии ______N __     ________________________________ 
    выдан _______________________
    "___"________ ____ г., район
    код подразделения ___________
    зарегистрирован по адресу:
    _____________________________
    или
    ___________ "_______________"
    Юридический/почтовый адрес:
    _____________________________
    ИНН/КПП _____________________
    ОГРН ________________________
    Расчетный счет ______________
    в _________________ банке
    К/с _________________________
    БИК _________________________

    _______________/_____________