08.10.2018 на заседании ЭПК МБУ Архив г.Кумертау были рассмотрены итоги работы муниципального архива за январь-сентябрь текущего года по выполнению комплексных полномочий, переданных ОМСУ городского округа г.Кумертау. Архив в полном объеме осуществляет муниципальную функцию по организации комплектования архива документами Архивного фонда РФ, осуществляет их учет и создает нормативные условия для их хранения; а также удовлетворяет информационные потребности организаций и граждан.
На 01.10.2018 в архиве сформировано 155 фондов архивных документов, в которых находится 54556 дел, в том числе40% - управленческие документы, 58% - документы по личному составу. За 9 мес. 2018 года поступило 1417 дел, что в 2 раза больше плана. Перевыполнение связано с непланируемым приемом документов от ликвидированных предприятий ОАО Нефтехиммаш, РЭУ №3 и РЭУ №11.
За отчетный периодв 30 организациях проведено упорядочение и включение в состав Архивного фонда РФ 1585 ед.хранения (229% к плану). Две организации не выполнили постановление Администрации г.о.г. Кумертау от 15.01.2018 №29 о формировании фондов муниципального архива, иминарушив график своевременной обработки и учету документов. Вопрос о их задолженности рассмотрен на совместном заседании ЭПК и ЦЭК администрации 10.09.2018.
Степень загруженности архивной полки увеличилась до 85% (+3%).Любой неплановый прием документов от ликвидированных предприятий приведет к проблеме свободных площадей.
Муниципальный архив осуществляет целый комплекс мероприятий по организации сохранности документов Архивного фонда РБ, их государственного учета, недопущению случаев утраты и хищений. Осуществляется патронаж в части подготовки к передаче документов ликвидированных предприятий: МУП «Стройиндустрия», МУП «Стройзаказчик», Кумертаускийхлебокомбинат, ООО УК РЭУ №1, ООО УК РЭУ №2, ОАО Нефтехиммаш, Кумертауская городская типография.
Ведется работа по улучшению физического состояния дел за счет подшивки и ремонта. За отчетный период отремонтировано 100 ед.хр.
Внедряются информационные технологии в работу архива: в федеральную учетную базу данных «Архивный фонд» внесено 155 записей по фондам, 372 записей по описям, 54556 записи по единицам хранения, т.е. уровень стопроцентного ввода сохраняется. Объем оцифрованных дел составил 1,6% от общего объема дел в архиве(по муниципальным архивам РБ-0,31%). В справочно-информационную БД внесены сведения о 56453 управленческих документах за 1953-2005 годы (за 9 мес. – 7500 документов).
Информационное обеспечение граждан и юридических лиц всегда было приоритетным в деятельности архива. В отчетный период обновились административные регламенты по предоставлению услуг архивом. Самая массовая услуга - ответы на социально-правовые запросы – архивом реализуется бесплатно, согласно законодательству .
Архивные справки о трудовом стаже, заработной плате, наградах помогают кумертаусцамреализовывать свои права, гарантированные законом.57% коллектива архивистов работают с запросами граждан и организаций, исполняя в день в среднем 26 запросов. В истекшие 9 мес. архив исполнил 4792 запроса граждан и организаций: 40% обратились через «единое окно» МФЦ, 50% в электронной форме по защищенному каналу связи Пенсионного фонда, 10% поступили непосредственно в архив по почте, в том числе и электронной или на личном приеме.Идет подготовка к оказанию услуг в электронном виде с МФЦ. Все запросы исполнены в установленные законом сроки. 9% обратившихся получили отрицательные ответы с разъяснением, что документов в архиве нет и куда ещё можно обратиться. Общее количество пользователей архивной информации за истекшие 9мес. составило 3060, в том числе в читальном зале архива работало 56 исследователей.
Поступающие документы не оседают мертвым грузом в хранилищах архива. Они использовались при проведении выставок, для написания статей, исследовательских работ. На стадии подготовки к печати находится проект «Кумертауская энциклопедия», автором-составителем которой стал известный наш краевед Мокроусов В.П., которая готовится редакционным Советом под руководством БеляеваБ.В. главы администрации городского округа, архив был координатором этой работы. В здании архива открыта выставка, посвященная 100-летию архивов России. Этой же дате посвящается цикл«Встречи в архиве», на которые были приглашены учащиеся Гимназии №1, будущие педагоги-студенты Кумертауского педагогического училища и Совет ветеранов. Подготовлено 5 статей в газету «Кумертауское время». Архив принял участие в 2 всероссийских конкурсах, в обоих вышел в финал. В конкурсе «Российский хронограф» занял 3 место в одной из номинаций. В другом конкурсе «Архив 21 века» презентация кумертауского архива вошла в число победителей. В течение января – сентября 2018 года МБУ Архив г. Кумертау отчитался о своей работе за 2017 год в ходе Открытого доклада в администрации, на коллегии Управления по делам архивов РБ об опыте оцифровки архивных документов, на Общественном совете по архивному делу РБ по взаимодействию архива с общественностью.
Сотрудники архива оказывают методическую помощь тем, кто отвечает за ведение архивов на предприятиях, в организациях и учреждениях. За отчетный период проверен цикл семинаров, в которых участвовало 73 специалиста, оказано 95 индивидуальных и групповых консультацийпо вопросам хранения и учета документов в ведомственных архивах.
Продолжена ремонт здания архива: выложены плиткой коридор 2 этажа, лестницы, пол в хранилище, отремонтирована отмостка здания.
Комиссия приняла решение об активизации внедрения информационных технологий и ускорения оцифровки архивных документов, проведению паспортизации ведомственных архивов г. Кумертау и разработке муниципальной программы на 2020-2024 годы
Директор Л.Попова
