При составлении номенклатуры дел перед специалистом по делопроизводству/по кадрам встает вопрос включать в номенклатуру те или иные документы. Какие из них обязательны, какие нет. Как скажется отсутствие тех или иных документов при проверке ГИТ.
Знакомим вас информацией из статьи «Внезапная проверка ГИТ: какие документы не вправе требовать инспектор» ж. Справочник кадровика, №1/2017. Автор Ирина Костян, доктор юрид. наук, профессор кафедры трудового права МГУ им. М.В. Ломоносова
Работодатель не обязан оформлять следующие документы, отсутствие которых – не нарушение при проведении проверки ГИТ .
Личные дела.
Кадровая служба обязана вести личные дела только на госслужащих.
Если вы работаете не в госоргане, на просьбу инспектора представить личные дела, отвечайте: «Личных дел не ведем». Пусть инспектор перечислит интересующие его документы, которые планировал найти в личных делах. Эти документы и предоставьте, если относятся к теме проверки.
Книга регистрации больничных листов.
Вы не обязаны вести Книгу регистрации больничных. Но если проверка связана с выплатами и сотрудник ГИТ узнает, что вы ведете Книгу регистрации больничных, – придется ее показать. С помощью этого документа инспектор определит, нарушаете ли вы срок назначения пособия по временной нетрудоспособности.
Книга регистрации трудовых договоров.
Статья 57 ТК РФ определяет сведения и условия, которые должны быть в трудовом договоре. Дата и место заключения трудового договора в перечне указаны, а номер договора – нет. Поэтому то, что трудовые договоры в вашей компании не имеют нумерации – не нарушение, «регистрировать» их в какой-либо «книге» вы не обязаны.
Если инспектор требует предоставить такую Книгу – попросите его сослаться на норму закона, которую вы якобы нарушаете. Такой нормы нет.
Должностная инструкция.
По закону работодатель не обязан применять должностные инструкции. Трудовой кодекс вообще не упоминает этот документ. Трудовую функцию работника Кодекс требует указывать в трудовом договоре.
Если ответите инспектору, что должностных инструкций нет, сослаться на норму, которую вы «нарушили», он не сможет. Но в таком случае будьте готовы представить инспектору трудовые договоры.
Листы ознакомления к ЛНА.
Вы обязаны знакомить работников под подпись с локальными актами (ст. 22 ТК РФ), но как это делать – решаете сами. Вы должны доказать инспектору, что требование закона выполнили – ознакомили работника с локальными нормативными актами. Какие используете для этого документы – зависит от правил ознакомления с ЛНА, которые действуют в вашей компании.
Вы можете:
-использовать журналы ознакомления с ЛНА;
-просить кандидатов при приеме на работу поставить подпись, дату и время ознакомления с ЛНА в отдельной строке в трудовом договоре выше подписей сторон;
-просить кандидата поставить отметку об ознакомлении с ЛНА в заявлении о приеме на работу.
Этот документ не обязательный, но если вы используете его при оформлении приема на работу, кандидат может в нем отметить, что ознакомился с ЛНА.
Заявления об отпуске, извещения о начале отпуска.
Если работник использует отпуск по графику, он не должен писать заявление об отпуске. В данном случае основание для приказа – график отпусков.
Извещения работника о начале отпуска тоже может не быть. Если знакомите работника приказом об отпуске за две недели до его начала, то оформлять отдельное извещение не надо. Вы извещаете работника о начале отпуска, в момент ознакомления с приказом.
Иными словами, как и в каком порядке информировать работников о времени начала отпуска – решает работодатель. В ситуации, когда отпуск работника входит в предмет проверки, представьте инспектору документ, который доказывает, что вы требование закона выполнили. Что это будет за документ – зависит от вас.
Если инспектор требует необязательные документы.
Если инспектор требует документы, которые вы не обязаны оформлять, подготовьте письменный мотивированный отказ . Если инспектора не устроят ваши объяснения и он привлечет вас к ответственности за отсутствие необязательных документов, обжалуйте это решение.
