Работа с запросами граждан и юридических лиц приоритетна в муниципальном архиве г. Кумертау. Ибо сама цель муниципального архива - сохранить принятые документы и предоставить по ним информацию.
Работа эта строго регламентирована, как федеральными и республиканскими законами, так и местными нормативными актами. Основные – это административные регламенты по оказанию информационных услуг на основе архивных документов по социально-правовым, тематическим, генеалогическим запросам, утвержденные постановлением администрации от 11.02.2016 №191.
Прием обращений ведется через многофункциональный центр, в электронной и традиционной форме по почте и на личном приеме.
Электронный межведомственный документооборот осуществляется с Управлением Пенсионного фонда в г. Кумертау и с Администрацией городского округа город Кумертау Республики Башкортостан.
За рассматриваемый период времени в муниципальный архив поступило 6103 обращения, в них 7573 запроса. В том числе:
- через многофункциональный центр – 3726 обращений (в них – 4155 запросов) – 61% от общего числа обращений;
- от Управления Пенсионного фонда – 1683 обращений (в них – 1849 запросов) – 28%;
- от граждан по электронной почте и Почте России – 429 обращений (в них – 793 запроса) – 7% от общего числа обращений;
- от юридических лиц – 265 обращений (в них – 779 запросов) – 4% от общего числа обращений.
Запросы исполняются муниципальным архивом безвозмездно. Срок исполнения запросов не превышает 30 дней с момента регистрации запроса.
Из общего числа поступивших запросов основными вопросами, поставленными в обращениях, являются:
- вопросы социально-правового характера (о подтверждении стажа работы, вредных условий труда, заработной платы, фактов награждения) – 4826 (64%);
- о подтверждении имущественных прав, реорганизации предприятий – 2715 (35%);
- генеалогические – 32 (1%).
Уровень удовлетворенности, определенный посредством анкетного опроса, составил за 2016 год 85%. Основными снижающими показателями являются отсутствие необходимой информации, то есть отсутствие запрашиваемых документов или сведений в некачественно оформленных документах. В результате по 10% запросов (625) ответы был отрицательными.
С 1 июля на сайте муниципального архива kumertau - archive.ru начал работать инструмент оценки качества услуг архива онлайн. Всего дали оценку 46 пользователей. Средний балл-4.65 или 93% удовлетворенности.
В целом анализ динамики выполнения запросов граждан за 2016г. в сравнении с 2015г. показал рост общего объема обращений на 103% и в них запросов - 113%. Общий рост запросов связан прежде всего с возрастными слоями уходящих на пенсию граждан г. Кумертау, а также с увеличением запросов Сбербанка при выдаче ипотеки, генеалогических запросов.
Начальник отдела Е.Н. Смолина
