Методнавигатор

-        Устав организации (сохранность документов в случае ликвидации, реорганизации)

-        Наличие договора(соглашения) с муниципальным  архивом о сотрудничестве

-        Штатное расписание

-        Наличие положения о структурном подразделении

-        Наличие компетенций, включенных в должностную инструкцию 

-        Наличие приказа (распоряжения) об утверждении положения о ведомственном архиве

-        Наличие приказа об утверждении экспертной комиссии  (проверить действующий состав)

-        Наличие протоколов экспертной комиссии о номенклатуре дел , о выделении документов к уничтожению, об описях дел постоянного хранения и по личному составу (проверить)

-        Наличие инструкции по делопроизводству, утвержденной (или введенной в действие) приказом

-        Количество и примеры принятых иных распорядительных документов,   их выполнение.

-        Наличие приказа о назначении ответственного (уполномоченного) лица, ответственного  за хранение, учет, использование документов в организации

-        Фамилия, имя, отчество, должность, образование, стаж работы,  участие в мероприятиях по повышению квалификации (место, месяц, год, тема).

-        Ст.13.20 и 13.25 Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов:

Несоблюдение требований по обеспечению оптимальных условий хранения документов, создающее угрозу нанесения документам неисправимых повреждений или их утраты, в том числе использование неприспособленных помещений в качестве хранилищ архивных документов;   необорудование помещений архива охранной сигнализацией; непринятие мер к созданию оптимального температурно-гигиенического режима (обследовать помещение: дверь металлическая, огнетушитель, стеллажи метал. дела в коробах, надписи топографические);

Несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного сроков хранения (проведение экспертизы ценности документов, их научно-технической обработки, представление описей дел в  уполномоченное архивное учреждение), в том числе неупорядочение документов по личному составу или хранение этих документов в необработанном виде более двух лет после окончания их делопроизводством (наличие описей  №1, №1л, соглас. С ЭПК Управления по делам архивов РБ).

Незаконное уничтожение или утрата архивных документов, нарушение установленного порядка их уничтожения.(акты об уничтожении)

Непринятие мер к организации розыска отсутствующих архивных документов.

Несоблюдение порядка передачи документов на муниципальное хранение или не несвоевременная передача документов  на постоянное  хранение  в архивные учреждения (акты передачи) .

Не предоставление информации, предусмотренной действующим законодательством и необходимой для ведения государственного учета документов архивного фонда. 

1.6.Обеспеченность нормативно-методической и справочной литературой    на бумажном или электроном носителе

(admkumertau.ru - архивное дело – нормативы ,ре комендации)  

-        Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ,

-        Аналогичный закон субъекта РФ,

-        Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477,

-        Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 18.01.2007 № 19, зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный № 9059; с изменениями (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федераций от 16 февраля 2009 № 68, зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893),

-        ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

-        Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 17.11.97 № 61, зарегистрирован в Минюсте России 08.07.1997, регистрационный № 1344). (М., 1997);

-        Перечень типовых  управленческих архивных  документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010); 

-        Примерные, типовые номенклатуры, перечни, инструкции по делопроизводству  и другие нормативно- методические документы ведомтсва, муниципального образования.

Наличие ,утвержденной руководителем и согласованной с уполномоченным  архивным учреждением, номенклатуры дел, её качество и внедрение.Заполнение итоговых записей

Формирование и оформление дел по номенклатуре.

Оформление документов: распорядительных, информационных.

2.1. Местонахождение ведомственного архива 

-        здание  основное, пристрой;

-        кирпичное, блочное, деревянное;

-        этаж, подвал, полуподвал

-        архивохранилище - площадь  в кв.м., дата введения в эксплуатацию, соблюдение противопожарного,температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов хранения документов;

-        рабочий кабинет, сейф, металический шкаф. 

2.3. Оборудование ведомственного архива

-        материал и тип стеллажей, их протяженность в пог.м.,  загруженность в %

-        металлические шкафы, сейфы;

-        архивные коробки, процент закартонированных дел;

-        средства пожаротушения (тип, количество, расположение, срок годности);

-        наличие и состояние охранно-пожарной сигнализации;

-        оборудование входной двери хранилища и окон;

-        электрооборудование;

-        наличие компьютерной (количество, модели, время приобретения) и копировально-множительной техники, иное.

-        связки, ярлыки, постеллажные топографические указатели;

-        архивный шифр на делах,

-        место хранения учетной документации   

-        паспорта  ведомственного архива на 01.12…, соответствие учетным документам, наличие и причины расхождений,

-        книга учета поступления и выбытия документов,

-        полный комплект описей дел постоянного хранения, по личному составу, научно-технической документации, (наличие и количество описей,  не утвержденных ЭПК).

-        Наличие сведений об изменениях в составе и объеме фондов за 3 предыдущих года.

2.7.Наличие  Дела фонда  

в полном комплекте

-        историческая справка и документы по изменении истории организации 

-        акты приема – передачи документов;

-        акты и листы проверок наличия;

-        акты об уничтожении дел и другие.

3.1. Степень упорядоченности документов в организациях

-        Количество и качество исполнения запросов   (поступило, исполнено, достоверность отчетности),

-        порядок и вид регистрации, 

-        динамика обращений граждан за последние 3 года.