Методнавигатор

Несмотря на то, что официальных правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26, не существует,  на  профсайтах и в журналах  довольно профессионально разъясняются все вопросы по заполнению карточки ф. Т-2.   Рекомендуем воспользоваться  этими материалами. В нашей Азбуке делопроизводства мы отвечаем на вопросы, поступившие  от специалистов г. Кумертау.
Обязательно ли вести личные карточки работника в унифицированной форме?
Во-первых, вести личные карточки обязательно. Но унифицированная форма личной карточки  не является обязательной (с 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Личные карточки возможно оформлять или по унифицированной форме №Т-2 (утв.постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1), или применять собственную (информация Минфина № ПЗ-10/2012, приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н).
Заостряем ваше внимание, что форма карточки обязательно должна быть закреплена приложением к учётной политике или утверждена отдельным приказом руководителя организации.
Можно ли вести личную карточку в электронной форме?
Да, личную карточку можно оформлять на бумажном или электронном носителе.
Совет: так как ознакомление с содержанием и изменениями в карточке необходимо обязательно проводить под роспись работника, то лучше всё же вести бумажный вариант личной карточки.
Можно ли со слов работника заполнить личную карточку?
Со слов - нельзя. Личная карточка заполняется  на основании документов, в этом то и её ценность. Карточка включает четыре страницы, 11 разделов.
На первых двух страницах указывают общие сведения о новом работнике — заполняют разделы I «Общие сведения» и II «Сведения о воинском учете». Последующие две страницы заполняются после того, как человек начал работать в организации.
Сведения берут из:  трудового договора; приказа о приеме на работу; паспорта ; трудовой книжки; страхового свидетельства; документов об образовании; военного билета; документов о награждении.
Сведения о семейном положении вносят в карточку на основании заполненной сотрудником анкеты или представленных копий свидетельств о браке, рождении детей и т. д.
Стаж работы подсчитывают на основании записей в трудовой книжке работника или справки с основного места работы для совместителя.
Данные из приказов о приеме, переводе и увольнении  подтверждаются подписью самого сотрудника.  
В личной карточке также фиксируют награды сотрудника: государственные, награждения почетными грамотами, дипломами, прочие поощрения, предусмотренные коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами.
Кто отвечает за ведение личных карточек в учреждении?
Уполномоченный работник. Руководитель назначает ответственное должностное лицо, как правило, приказом или делегирует полномочия посредством должностных инструкций.
Как хранить карточки работающих работников и уволенных работников?
Личные карточки работающих сотрудников обязательно  хранятся  в защищенном месте с фиксированном доступом к ним (сейф), в связи с наличием  персональных данных.
Личные карточки уволенных работников хранятся в архиве  учреждения (п. 658 приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558) оформленные до 2003 года – 75 лет; оформленные с 2003 года  (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ) – 50 лет.
Карточки в архиве могут быть подшиты в дело по алфавиту или помещены в папку с завязками  по году увольнения. Дело должно обязательно иметь внутреннюю опись и лист заверитель. Форма этих документов на нашем сайте имеется.
Можно ли исправлять записи в карточке и как?
Новые сведения в личную карточку вносит уполномоченный специалист. Неправильный текст  он зачеркивает одной чертой. Над зачеркнутым надписывает исправленный текст по аналогии с исправлениями на титульном листе трудовой книжки.
Если карточки вообще не велись, какой датой их заводить?
Совет: даты всех записей должны быть реальными, то есть соответствующими документам, которые являются основанием для записи. А вот ознакомление на восстановленной карточке, вероятно, вам придется ставить текущее.