В таком несложном действии в делопроизводстве, как заверение многостраничных документов (копий, выписок) мы будем руководствоваться действующим Национальным стандартом, а также- пунктом 3.3.2. «Отметка о заверении копий» Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее методрекомендации);
- и письмом Минфина РФ от 07.08.2014 №03-02-РЗ/39142 «О заверении копий документов, представляемых в налоговые органы».
Что необходимо знать специалистам?
1.Листы многостраничных документов (копий, выписок) нумеруются в центре верхнего поля (без знака № и без знаков дефис). Если производится заверение части документа и листы уже пронумерованы, то новая нумерация производится в правом верхнем углу. Внимание: Если отметка о заверении оформляется на чистом листе, то он не нумеруется.
2. На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) оформляется отметка о заверении многостраничного документа (копии, выписки):
2.1. в налоговую службу обязательно следующее оформление:
2.2. в иные службы допускается следующее оформление:
3. Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничного документа (копии, выписки) одним из двух вариантов.
4. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании) многостраничного документа делают три прокола с расстоянием до 3см. между ними. Прошивают документ ниткой, концы которой выпускают из центрального отверстия и завязывают их узлом с оставлением хвостиков от 3-х до 5- ти см. Документ опечатывают наклейкой с заверительной надписью размером примерно 4 на 5см. Опечатывание закрывает узел и часть длины нитей.
5.Заверительная надпись подписывается руководителем или уполномоченным им лицом. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на основном листе.
Таким образом, могут быть заверены:
- в целом многостраничный документ (копия),
- отдельные листы документа или часть документа (выписка).
Основные требования:
- обеспечить возможность свободного чтения и копирования текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.п.;
- исключить возможность расшития подшивки документа;
- осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).
Опечатывание сургучной печатью или номерной пломбой
Если наклейка заверяется сургучной печатью или номерной пломбой, то она располагается, как и печать организации, захватывая часть наклейки с заверительной надписью и часть основного листа. Нормативными документами не регламентируется её точное расположение.
Директор МБУ Архив г. Кумертау Л.А. Попова
