Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 21 декабря 2016 года №525 внесены изменения в Правила делопроизводства Республики Башкортостан, которые действуют в республиканских органах власти. Эти же правила стали основой для разработки аналогичных правил в органах местного самоуправления.
Знакомим специалистов, работающих с документами с новой редакцией Правил. На семинаре в феврале 2017 года будут рассмотрены меры по их внедрению в деятельность организаций.
ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 18 ноября 2010 года N 436
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РЕСПУБЛИКАНСКИХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
(в редакции Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
В целях установления единого порядка делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти Правительство Республики Башкортостан постановляет:
1. Утвердить прилагаемые правила делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти.
2. Республиканским органам исполнительной власти на основе указанных правил по согласованию с Управлением по делам архивов Республики Башкортостан разработать и утвердить инструкции по делопроизводству, принять меры по установлению единого порядка делопроизводства в подведомственных им организациях.
Исполняющий обязанностей Премьер-министра
Правительства Республики Башкортостан
Р.З.ХАМИТОВ
Утверждены
Постановлением Правительства
Республики Башкортостан
от 18 ноября 2010 года N 436
ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РЕСПУБЛИКАНСКИХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
(в редакции Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти.
2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
3. Республиканский орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем республиканского органа исполнительной власти по согласованию с Управлением по делам архивов Республики Башкортостан.
II. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
(в редакции Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
4. Для целей настоящих правил используются следующие термины и определения:
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности республиканского органа исполнительной власти;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в республиканских органах исполнительной власти;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот республиканского органа исполнительной власти;
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
"реквизит документа" - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
"система межведомственного электронного документооборота" - республиканская государственная информационная система, обеспечивающая возможность создания электронных документов и их электронных копий, регистрацию документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также обеспечивающая в автоматизированном режиме обмен электронными документами между участниками межведомственного электронного документооборота;
"служба делопроизводства" - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;
"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;
"электронный документооборот" - документооборот с применением системы межведомственного электронного документооборота.
III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В РЕСПУБЛИКАНСКОМ ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
5. Документы, создаваемые в республиканском органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
6. Бланки республиканского органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.
(абзац введен Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
8. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем республиканского органа исполнительной власти.
(п. 8 в ред. Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности республиканского органа исполнительной власти, являются:
а) Государственный герб Республики Башкортостан;
б) наименование республиканского органа исполнительной власти;
в) наименование структурного подразделения республиканского органа исполнительной власти;
г) наименование должности;
д) справочные данные о республиканском органе исполнительной власти;
е) наименование вида документа;
ж) дата документа;
з) регистрационный номер документа;
и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
к) место составления (издания) документа;
л) гриф ограничения доступа к документу;
м) адресат;
н) гриф утверждения документа;
о) указания по исполнению документа (резолюция);
п) заголовок к тексту;
р) текст документа;
с) отметка о контроле;
т) отметка о приложении;
у) подпись;
ф) отметка об электронной подписи;
х) гриф согласования документа;
ц) виза;
ч) печать;
ш) отметка о заверении копии;
щ) отметка об исполнителе;
э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
ю) отметка о поступлении документа;
я) ссылка на документ.
(п. 9 в ред. Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
11. Согласование документа в республиканском органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица республиканского органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в республиканском органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
V. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В РЕСПУБЛИКАНСКОМ ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
12. В документообороте республиканского органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
13. В республиканском органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
14. Документы, поступающие в республиканский орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
16. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан.
(п. 16 в ред. Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
17. Утратил силу. - Постановление Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525.
18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю республиканского органа исполнительной власти или по решению руководителя республиканского органа исполнительной власти его иным должностным лицам.
Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.
(п. 18 в ред. Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение республиканского органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе межведомственного электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в республиканском органе исполнительной власти.
(абзац введен Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
20. Документы после их подписания руководителем республиканского органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
(п. 20 в ред. Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
23. Передача документов между структурными подразделениями республиканского органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.
24. В республиканском органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю республиканского органа исполнительной власти в установленном им порядке.
25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота республиканского органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота республиканского органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.
V. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД РЕСПУБЛИКАНСКОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
26. Республиканский орган исполнительной власти:
а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;
б) разрабатывает и утверждает по согласованию с Управлением по делам архивов Республики Башкортостан номенклатуру дел, образующихся в процессе его деятельности, а также примерные или типовые номенклатуры дел подведомственных ему организаций;
в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых республиканским органом исполнительной власти;
(пп. "в" введен Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
27. Формирование документального фонда республиканского органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив республиканского органа исполнительной власти.
28. Номенклатура дел республиканского органа исполнительной власти:
а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;
б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией республиканского органа исполнительной власти руководителем республиканского органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Республики Башкортостан;
г) в случае изменения функций и структуры республиканского органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Республики Башкортостан.
29. Наименованиями разделов номенклатуры дел республиканского органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений республиканского органа исполнительной власти.
30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
31. Дела со дня их формирования до передачи в архив республиканского органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.
32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем республиканского органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя республиканского органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.
33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя республиканского органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив республиканского органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив республиканского органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях республиканского органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив республиканского органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.
(п. 34 в ред. Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в республиканском органе исполнительной власти определяется Управлением по делам архивов Республики Башкортостан.
VI. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В РЕСПУБЛИКАНСКОМ ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
(в редакции Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе межведомственного электронного документооборота.
38. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
В республиканском органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.
39. Состав электронных документов, создаваемых в республиканском органе исполнительной власти, устанавливается разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности республиканского органа исполнительной власти.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности республиканского органа исполнительной власти, утверждается его руководителем по согласованию с Экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Республики Башкортостан и организатором межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан.
40. В системе межведомственного электронного документооборота могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, предусмотренные Федеральным законом "Об электронной подписи".
41. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти Республики Башкортостан, органы местного самоуправления Республики Башкортостан, а также иным участникам системы межведомственного электронного документооборота, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица республиканского органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" с наложением штампа времени.
42. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
43. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.
44. После включения электронных документов в систему межведомственного электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление им, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.
45. Документы, создаваемые в республиканском органе исполнительной власти и (или) поступившие в него на бумажном носителе, регистрируются в системе межведомственного электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.
46. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе межведомственного электронного документооборота.
47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме (отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание").
48. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в системе межведомственного электронного документооборота в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
49. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем республиканского органа исполнительной власти.
Приложение. ПЕРЕЧЕНЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ЦЕЛЯХ ИХ УЧЕТА И ПОИСКА В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
(в редакции Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 N 525)
1. Адресант (автор)
2. Адресат
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
4. Наименование вида документа
5. Дата документа
6. Регистрационный номер документа
7. Дата поступления документа
8. Регистрационный номер входящего документа
9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)
10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)
11. Индекс дела по номенклатуре дел
12. Сведения о переадресации документа
13. Количество листов основного документа
14. Отметка о приложениях (количество приложений, общее количество листов приложений)
15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)
16. Отметка о контроле
17. Гриф ограничения доступа
18. Сведения об электронной подписи
19. Проверка электронной подписи
20. Подразделение - ответственный исполнитель документа
21. Файлы электронного документа (количество и имена файлов)
