Трудовые книжки работников являются «подлинными личными документами» работников (см. ст.463 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом росархива от 20.12.2019 № 236).
Срок их хранения составляет 50/75 лет. Т.е завершенные делопроизводством до 1 января 2003 г. хранятся 75 лет, а завершенные после 1 января 2003 г. - 50 лет.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле. (п. 43 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132 и Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей")
Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (см. раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек:
1).приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
2).книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. (см. пункт 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати?
Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (см. п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пломбу изготовить просто. Выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки. Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки и поставьте на нее обычную круглую печать организации или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку. И не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом поставьте подпись руководителя и дату.
Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности в сейфе.
Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя организации в свободной форме
При смене ответственного за работу с трудовыми книжками трудовые книжки передаются по акту приема-передачи дел, в котором указывается не просто количество книжек, а перечисляется их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями – с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны – сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составляется акт, в котором указываются причины их отсутствия. Получая трудовую книжку при увольнении, сотрудник должен расписаться в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей. (см.п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
